在会议召开过程中,有些会议用户可能只需要音频就完全能够满足需求,视频就显得不那么必要。随着VoIP应用的普及,单纯的音频会议也就变得更加重要。宝利通、泰德和RADVISION公司MCU将传统的电话和VoIP电话整合起来,VoIP提供商广泛使用SIP连接协议,RADVISION开发了一套SIP协议栈,其他设备厂商也允许其MCU处理SIP连接。与会者在移动电话或其他设备,以及3G终端上就能召开视频会议。1995年以前,音频质量都严重受到带宽的影响,现在,回声取消和外部噪音减少技术也得到了逐步发展。宝利通和ClearOne引领着桌面麦克风电话的发展。宝利通和MPEG-4ITU工作组让音频处理技术得到了彻底的改善,设备商都采用了HiFi音频技术,安装一台中央扩声器和外置扩声器来提供立体声。就目前而言,系统扩声器作为传输音频信号地重要设备,是商务视频会议最为重要的一个因素,在质量上仍然有待提高。
与独立的音频需求有所不同,如何实现数据共享是用户对视频会议需求的一部分。大多数的编解码器都能够驱动两台监视器,甚至3、4台。起初,数据传输仅仅是将PPT文档发送到远端的PC或者基于PC的视频会议系统。1996年,ITU数据共享标准T.120通过批准,并运用到了微软的NetMeeting中。2000年,泰德推出了DuoVideo,宝利通推出了People+Content(人+内容)。2004年,业界通过了H.239数据共享标准之后,索尼立刻支持响应,其他的厂商也紧跟着支持该标准。