itc智慧会议室的全面智能管控方案

    议室作为企事业单位日常召开会议、研讨、培训学习的重要场所，在现代人们生活中起着重要的作用，而随着数字信息化以及物联传感的发展，智能会议系统正逐步取代传统纸张会议，企事业对会议管理及会议体验愈加重视。为解决传统办公室存在的会议召开繁琐、会议预约冲突、空间利用率低、设备管理混乱、智能化不足、不够人性化等问题，能够满足会前、会中、会后全流程智能化管控的智慧会议管理系统逐渐变成刚需。
 

    itc智慧会议室解决方案利用智能管控预约软件与硬件设备的全系统联动对接，从管、控、用、维多个角度便捷会议预约、会议信息通知、会议设备开启、会议设备状态监测、会议数据统计的全流程智能化管理模式。智慧会议管理平台主要为用户提供业务管理和服务支撑。服务支撑主要包括会议预约、信息发布、环境控制、设备运维、后勤服务；业务管理主要包括会议管理、空间管理、公司资产管理、物联智控等。系统注重理性、逻辑、体验、服务理念，为用户提供基础数字化服务，协调各角色功能场景，满足不同角色需求。智慧会议管理系统可智能覆盖会议管理全流程，同时还可以适配各种软硬件，适配不同的设备和不同的操作系统，打造软硬一体化的智慧会议综合管理平台。
 

    会前
 

    传统会前预约存在的问题：传统会议预约需要专职人员负责统计会议室的预约情况，会议室使用状况不透明，人员预约流程复杂，管理情况混乱，预约出错率高。参会人员的传达性也更为落后，存在消息传达不及时、信息误差的情况，对于大型企事业单位来说混乱的会议室管理方式是非常不便的，人员、资源利用不合理，造成浪费情况。
 

    itc智慧会议管理平台无需专人操作，开通权限即可通过手机终端进行会议预约操作。可以预设多种会议类型：即时会议、常规会议、视频会议、录播会议、综合会议、无纸化会议等方便人员根据会议需求快速选择，同时支持自定义会议模板；提供快捷会议室搜索窗口、支持会议室状态概览、支持常用会议室快捷查看，快速找到闲余会议室进行预约操作。
 

    可自动在系统导入与会人信息，预约成功自动向与会人员发出会议相关消息通知：手机短信、app消息、邮件等多种通知方式选择。并快速同步到相关会议室门口屏进行显示会议室预约状态，终端操作，线下同步显示，更加清晰明了，还可通过门口屏快速预定临时会议。
 

会中

    传统会中存在问题：传统会议模式人员进入会议过程的准备时间长，没有考虑会中设备设施使用的联动性，相关设备需要参会人员提前进入开启，费时费力。议题进程以及资料整理缺乏记录和条理辅助，对于紧急突发事情的应变能力差，在会议过程中存在人员误入干扰的情况出现，容易导致会议的延时，降低会议召开效率。
 

    通过itc智慧会议管理平台系统与物联相结合，可实时远程操控设备，实现预约会议室设备到点自动开启，节省设备开启时间，快速进入会议状态；门口屏采用多种签到方式，屏上内嵌人脸识别摄像头可进行刷脸签到，还可实现指纹、密码、扫码等签到方式；同时进入会议过程中时门口屏自动显示会议室使用中状态提示界面，避免无关人员误入，还可通过对接门禁系统控制参会人或白名单人员进出会议室。会中通过环境监测设备获得的数据可助力后台会议情景模式一键切换，轻松控制会议室内灯光、窗帘、空调等的开启关闭，让会议室自动调整到最佳状态，形成智能空间管理，保证舒适的会议召开过程。
 

    还可联动远程视频会议、无纸化、录播等设备，无需单独控制，一个pad端轻松搞定会中设备开启和联动，实现自动录制、自动会议纪要、指定辅流接入、会议签到、投票表决、议程提醒、互动白板等操作；同时通过桌面软件联动可实现会议茶水、办公用品等服务，轻松解决会议小困扰。
 

会后

    传统会后存在的问题：传统会后各类会议文件的整理和会议内容纪要是会议人员最头疼的问题，重要会议文件需要进行销毁，存在机要泄露的风险，会议内容需要专人进行提要，存在重要信息遗漏的情况，人工操作，耗时耗力，处理非常复杂，效率和安全性确不能保证。
 

    itc智慧会议管理平台会后自动收集整理会议文件、生成会议纪要，保存到后台系统，联动无纸化会议系统控制桌面会议文件自动清除，相关人员可通过后台查看或拷取会议内容，信息安全保密。
 

    会议数据分析大屏提供智能报表分析，对会议室使用率、会议室使用状况、预约会议时长等数据生成实时会议数据看板，让会议室的一切信息尽在掌控之中，提升效率，避免资源浪费。
 

    系统平台结合物联网搭建3D可视化场景，打通空间之间的信息桥梁，使用数字孪生技术，轻松查看设备健康状态及会议室环境质量。运维系统支持设备巡检、自动联检、自动告警，支持自动\手动生成维修工单，按类型、按会议室指派特定人员处理，为会议室设备健康全方位护航。
 

    新型智能会议管理平台要顺应智能建筑的风口，充分联动和利用建筑智能化的特色，多方面、多维度进行设备联动和人性化需求设计。打造集软硬件设备于一体，多种智能设备协同运作的综合可视化管理平台，为会议的发起、召开、维护做全方位的保驾护航，才是贴合当代人们对会议应用需求的专业方案。