从华泰保险经纪探保险行业视频会议选择

    随着中国保险业进入深化改革、全面开放、加快发展的新阶段，保险业服务经济社会的领域越来越广，承担的社会责任也越来越重。未来我国保险业将由外延式发展向内涵式发展转型，完善主体多元、竞争有序的市场体系，丰富保险产品创新，拓宽营销渠道和服务领域，提升服务水平，促进中国保险业提高科学发展和服务经济社会全局的能力，是保险业企业的职责。

    在具有广阔发展前景和潜力的大环境下，华泰保险经纪站在行业前端，通过一系列手段优化其市场竞争机制，其中一项包括其整体信息化系统的规划和建设，而作为公司信息化先行工具的视频会议，华泰保险经济很早之前就意识到视频会议是企业会议应用的一种必然趋势，其节省的不仅仅是由会议引起的差旅成本，其理想的沟通效果更是节省了大量时间成本、提升了管理效率。通过拜访，华泰保险经纪信息部黄肖经理为笔者详尽再现视频会议建设情况。

    选型前：必要充分的调查对比

    在12年前华泰使用的是软件系统，黄肖认为软件是较为初级的产品，也是企业视频会议应用的入门级产品。事实证明，随着华泰自身业务的壮大，以前的纯软件系统虽能满足基础功能，但已经远远跟不上企业实际日益频繁和高要求的沟通了。身担选型重任的信息部出具了一份详细的《网络视频会议调查》，升级改造势在必行。

    根据该报告，现行市面上的视频会议主要分为自建和运营(即租用)两种模式，终端的实现主要有纯软件、纯硬件 、软硬件结合这三种方式，清晰度上主要有高清和标清两种，而高清是主流趋势。报告须以可靠依据给出建设方案：使用哪种合理模式？哪种终端来实现？哪些改造及辅助设备？哪些费用构成？以此实现高质量的会议需求。

    1. 软件还是硬件？！

    根据报告纯软件形式的系统主要存在以下不足：

    (1).使用上缺乏傻瓜式(自助式)，即操作并不简单；

    (2).协同上演示文稿除了需要导入外还需要转换格式，导致文档中相关动画及视频元素的丢失，即会议效果打折扣；

    (3).需自行购买摄像头、电脑、采集卡、麦克风、音响设备、等音视频辅助设备；

    (4).升级方面有可能出现各点版本不统一的现象。

    而纯硬件方面，报告给出的分析如下：专业却并不贴合实际需要，单单从造价上来说性价比不高。如选国外知名品牌，若仅按一期30点计算每个点起码需要5.8万，国内品牌起码需要4.4万/点，甚至不知名的品牌也需要2.7万/点。

    2. 自建还是租用？！

    自建相对租用，调查报告给出更为详细的对比参考：

    (1).网络带宽及适应性：

    自建对网络带宽要求比较苛刻，20个分支要跑起高清的话至少要50M，而租用模式则只需维持现状即可，即公司各点带宽满足2~10M即可。自建用的是企业专网，租用则用互联网公网，南北互通(南电信北联通)的问题也自然通过了租用运营模式解决了而不需要企业自己解决。且公司及下属分公司的网络改造需通过集团审批，较为繁琐。

    (2).建设周期：

    由于自建需要部署MCU，硬件需要安装调试试运行，不低于20个工作日全国各分支无法铺展开来，再加上网络改造至少需要2个多月。而相比之下，租用的运营模式只需要现场网络环境勘测、硬件终端安装、联网调试，各地满足基本网络条件即可先用起来再考虑个别地点的简单网络升级问题，如此只需10个工作日即可全面铺开。

    (3).主要成本构成：

    根据公司以前使用纯软件的情况加上报告的分析，纯软件方式基本被排除。而自建纯硬件方式除了一次性投入外，还有很多后续的投入，根据公司一期实际需要费用计算需好几百万。除终端设备费、MCU费、网络改造费用等，还有很多系统维护、人力投入、扩容的成本必须考虑。如果中心点带宽以20万每年计算将是一笔大开支；广域网优化设备费用也需要考虑；除总部外每个分支也需配备专业IT人员，而公司目前状况是IT人员并不多，分支一般是通过远程协助来解决问题的。扩容问题上，在建设初期就要考虑到比较长远，要考虑到MCU容量、公司网络情况，而租用的运营模式很灵活，要扩容只需要一个终端、一个账号即可。 “租用只需要硬件软件终端的一次性投入，加上平台租用费且且无额外维护费用，更无额外IT人力投入，打个比方，像手机一样只管使用就好了。” 黄肖说。

    确定建设方案：软硬件结合的视频会议租用模式

    严密周详的调研报告最后给出的建议即：选择软硬件结合的租用模式的视频会议，故华泰保险最终选择了科达摩云视讯。总结起来主要有以下几个详细因素：

    (1).专业稳定：

    视频会议选择专业的本土供应商，科达是国内老牌视讯厂商，科达摩云视讯是其旗下企业级视频会议品牌。

    (2). 简单易用：

    操作简单，硬件和家里用遥控器操作电视机一样，IT人员不在，其他员工都会使用；安装不繁复，即便拆卸后简单几步能复原及搬迁别处正常使用。

    (3).应用广泛支持移动终端：

    除了会议室中的硬件终端外，软件终端能在办公工位的电脑以及外出的笔记本上使用，支持移动终端更是补充了灵活多元入会的需求。

    (4).建设成本低高性价比：

    免去MCU和专网改造，只需终端加上平台租用费，一次性投入经济；此外，既有专业硬件又有软件和移动终端的互为补充，整体性价比较同类产品较高。

    (5).维护工作和费用少：

    采用云计算租用模式，最大可能的避免了公司自身的维护工作量和难度，甚至减为零维护，相应的设备和人力费用减免；

    (7).扩展灵活：

    只需增加终端、开通账号，最多再配置相应麦克、显示设备等，即快速实现扩容。

    (8).网络适应性好：

    多分支效果不受影响，多运营商接入不受限，同等条件，低带宽能跑起高清视频会议效果。

    (9).办公协同：

    分享文档不用转换格式更不用上传，如同投影一般双流分享给各与会人员，实现会议中的共享协同办公。

    软硬件结合的这种租用模式是造价最适中、需求最贴近的方式，而且根据视觉传达的高效效果，华泰保险经纪选择的是高清视频会议。

    使用效果：较为理想，保险公司可为借鉴

    在一期项目建设完成的验收大会上，华泰保险经纪特地选择了北京、青岛、天津等全国5个具有代表性的分支进行检验，效果比较满意。保险起见，建设分为两期，在一期满意效果的前提下进行下一期建设，目前已经完成第2期的部署。

    至于实际的应用情况，黄肖简单和我们进行了分享：

    (1).使用频次：

    公司使用频次一周至少3次，可见公司对沟通的重视。

    (2).应用例会：

    使用较多的是总分公司之间领导层的沟通，节省领导层的时间，高层之间意见交流促进决策产生和落实。使用频繁的还有业务会议，由于业务例会的频繁性，远程视频会议将各地业务问题规律性地集合起来。

    (3).特色应用：

    人力资源的招聘是其特色应用之一，通过远程招聘面试高效收纳人才，尽可能避免出现双方时间和地点不一的问题导致面试不畅甚至人才流失。其次，业务培训也是通过视频会议进行的。“通过视频会议，培训的时效更高了，自助式的操作、培训资料不用换转特定格式和导入系统，直接双流像投影一样传到远端，以前的纯软件系统都需要总部IT人员教会各业务人员使用，现在大家看一遍甚至不看都能自己摸索自助操作了。”黄肖经理如是说。

    “现在公司对这套租用模式的视频会议的使用已成为一种日常习惯，总体上，总分之间的沟通更为顺畅，使得信息双向传播更快捷，如此管理落实更高效。”黄肖说：“这种以硬件为主、软件为辅、软硬件结合的租用模式，简单易用，使得大家更为关注会议本身，而不是复杂的设备。”

    笔者认为，华泰保险经纪作为保险行业的典型代表之一，其信息化建设势必结合企业自身的战略规划，借助信息化工具更快速突破管理瓶颈提升业务和管理能效，在该行业中结合自身特色，相关优势思想可用来借鉴。