科达视频会议助中小企业提高沟通效率

视频会议的优势

    随着企业规模发展壮大，人员和分支机构增多，也不可避免的产生了许多“成长的烦恼”，比如：企业管理问题、沟通问题、效率问题、成本浪费问题等。其实只要提高了沟通效率，管理者就可以更及时的发布决策信息，执行者就可以更迅速执行决策抢占商机，最终带来的是更多的利润和市场占有率。

    沟通在企业运营中占据非常重要的地位，传统的远程沟通方式无非采用电话联系或者出差两种。电话会议虽然可以及时迅速的沟通，但因其具有不可视的局限性，遇到需要边展示产品和资料边沟通的情况就不得不派人出差。往往为了参加一个小时的会议需要花费2天以上的外出行程，伴随产生的是高额的差旅费用，增加了企业的运营成本。虽然频繁的出差也能解决大部分问题，但极大的延长了决策周期，在残酷的商场，落后竞争对手一秒可能损失的就不仅仅只是金钱了。如何提高沟通质量与效率成了企业领导者必须考虑的事情。

    针对企业的沟通难题，视频会议系统应需而生，国内外各大厂商都推出了自己的视频会议系统。视频会议与传统的电话会议相比优势明显，视频会议能提供直接、全面的视频、音频环境，在沟通交流方面互动性更强一些。召开视频会议不仅可以听到发言者的声音，还可以清楚的看见他的表情、动作，带来真实直观的交流体验。共享文件资料功能可以同步显示照片、PPT、文档、影音文件，让远程教育和培训真正成为现实。视频会议系统不仅方便企业随时召开内部会议、技术交流，还可以帮助企业解决异地培训、异地招聘等难题。它使远距离沟通变得更为频繁、效率更高更为高效，从而深刻地影响企业的运行模式、缩短决策时间、同时提高组织内部的协同力和竞争力。

    视频会议系统是利用专网或公众互联网来实现的虚拟会议，使在地理上分散的用户可以共聚一处，通过图形、声音等多种方式交流信息，支持人们远距离进行实时信息交流与共享、开展协同工作的应用系统。

    视频会议系统在企业中的普遍应用模式包括以下几种：

    首先，用于企业内部沟通。分布在不同地域的企业分支机构，借助视频会议系统就可以随时随地与总公司进行沟通，不需要浪费时间在旅途上，为企业缩短了决策时间，提高了公司的运作效率。

    其二，向公众和目标客户进行产品的可视化推广，增强直观性。俗话说“眼见为实”，通过展示产品，让客户直观的看到产品的外观，工作状态，性能等，比只是拿出几组数据更有说服力。

    其三，与非本地客户进行可视化的互动交流，增强真实感。以往与异地客户沟通需要相关人员多次往返两个城市，费时费力。采用视频会议系统就像面对面交流一样，可以及时了解客户需求。

    其四，对分支机构企业员工进行在岗培训。企业规模的日益扩大，机构的日益分散，让员工的业务培训和思想工作变得困难重重，集中式培训耗费大量的资金和时间。视频会议系统将帮助企业建立基于互联网络的培训教室，让远在天边的老师与学生面对面的交流和沟通，实现企业远程教育和培训的梦想。

    其五，对公司自身或客户进行远程可视化技术支持和维护。通过视频会议软件系统可得到技术人员“面对面”的讲解，有效而快速的解决遇到的问题，大幅度的提高客户对企业的信任和满意程度。

    其六，视频会议系统可用于可视化招聘。企业相关人员赴异地招聘不仅费时费力，还往往因为招聘负责人精力有限只能前往几个城市，错过更多地方的英才。有了视频会议系统，求职者可以在当地的分支机构连线总部，直接“面对面”交流，节约了双方的时间，并为公司招徕更多人才。

    视频会议技术的诞生，彻底打破了传统的会议模式，对于那些会议频繁的公司和个人来说，这种先进的会议方式，使他们不再长年东奔西走，节约差旅费用，减少旅途消耗，同时提高了信息传达速度，就等于提高工作效率。随时随地的沟通，使人们更有效的交流，因为可视化的交流是最自然的交流方式。

    据分析，一家年营业额在2000万的企业，每年花费在差旅上的费用就占了15%，大约是300万元。使用视频会议系统后，可节约近50%，每年的差旅费降低到100-150万元。而构建一套总部1个结点，10个分支结点的视频会议系统，费用仅为几十万元，不到一年便可收回成本。节约差旅费和通讯费只是视频会议系统最直观的优点，相比于因效率提升而带来的经济效益增长简直微不足道。

选择最适合的视频会议系统

    视频会议系统与硬件、软件、网络密切相关，每家企业实际情况不一样，所需的视频会议系统也不尽相同，应综合分析并与厂商多交流，选择最适合的视频会议系统。

    按网络平台划分，视频会议系统可分为基于专网的视频会议系统、基于混网和Internet公网的视频会议系统两大类。按构建方式划分，视频会议系统可分为软件视频会议和硬件视频会议两种，一般视频会议系统主要包扩MCU多点控制器\会议室终端\PC桌面型终端\电话接入网关(PSTN Gateway)\Gatekeeper(网闸)等几个部分。按会议质量划分，又有标清视频会议系统和高清视频会议系统两类。

    铺设专网虽然可以保证会议质量，但是投入成本高出许多，对发展中的中小企业来说并不适合。事实上，目前互联网已经发展得非常好了，即使是便宜的ADSL线路也能够提供384Kbps以上的带宽，这样的带宽完全能够满足视频会议清晰、流畅的应用效果。因此，一般情况下选择公众互联网足矣。

    采用基于PC的纯软件解决方案虽然会议软件本身费用不高，但每个会议室还要配专用PC、单独的视音频采集设备（如USB摄像头、耳麦）以及操作系统等相关基础软件，再加上安装、维护等方面的开销，综合起来，其成本其实并不低。而纯硬件解决方案不仅可以实现高品质的会议效果，而且可以通过高集成度的一体化终端设备完成所有功能，无需另配其他硬件和软件设施，即插即用、使用简单、无需维护，因此其综合成本反而比纯软件的便宜。总体来说，纯软件更适合个人办公部署（基于现有办公PC），纯硬件则适合会议室部署。

    2007年标清视频会议仍是市场主流，占据了93.60%的市场份额，而代表未来技术升级趋势的高清视频会议仅占6.40%的市场份额。高清视频会议系统优势表现在以下几个方面：高分辨率格式所具备的更高的像素数可以提升画面质量，使大屏幕上的画面显得更清晰、流畅；流畅清晰的视频质量、高品质的音效能够提升与会者的参会体验，帮助与会者专注于会议本身的内容；同时，高清晰度的画面能够使得超大屏幕的图像同样具有清晰的视频图像，从而让更多的与会者出现在画面中，使得更多的与会者参加会议；高清晰度带来的高分辨率图像，能够清晰地显示细节内容，尤其是在图形操作（如设计图纸、动画的讨论、地形图等），对于依赖于视觉进行沟通的异地人员来讲，有极大的好处。与标清视频会议系统相比，成本较高，对网络要求也更高。

    企业应该综合分析公司的实际需求，包括投入成本、网络带宽、设备管理等，选择最适合自己的视频会议系统。

视频会议系统的应用案例

    视频会议已经广泛应用到各行各业，为政府、军队、教育、医疗和企业提供了极具价值的通信手段。下面便是几个成功的案例。

教育

    教育行业用户由于教学或工作的需要，经常需要召开行政会议或远程教学或教学观摩等。北京林业大学下属多个研究中心，为使各机构沟通更便捷，采用了科达TrueSens（致胜）视频会议将学校的1个国家级工程技术研究中心、1个国家级野外台站、4个教育部重点开放实验室、3个教育部工程技术中心、1个教育部科技创新团队、5个国家林业局重点实验室、1个北京市重点实验室、3个国家林业局定位观测站整合在同一个沟通平台上，不仅实现随时随地的远程教学、学术交流和会议沟通，还降低了差旅成本、提高了办学质量。

纺织业

    纺织行业针对布料款式与面料设计等问题的讨论非常频繁，而传统的电话沟通往往无法满足感官需求，出差成为相关负责人的家常便饭。频繁的差旅虽然也能解决问题，但是却延长了企业的决策周期，甚至错失了最佳商机。此外居高不下的差旅费用更增加了企业的运营管理成本，一定程度上制约了企业的快速发展。

    成立于1993年的香港冠星纺织有限公司也有上述问题，冠星专业从事全棉和CVC布料的研发生产和贸易业务，是全球著名运动服装和运动用品厂商的面料供应商，主要客户有ADIDAS、PUMA 、Champion、 FILA等。1996年，冠星进入中国市场，在广州、中山、上海相继成立分公司，主要负责中国市场的相关贸易。

    为了改变这一现状，冠星纺织将目光投向视频会议。今年6月，冠星率先在其广州分公司和上海分公司之间部署了科达TrueSens（致胜）视频会议系统，通过视讯平台实现了人物和面料/资料同步传送，现在不用出差、不用花电话费，就可以进行随时随地的“面对面”沟通，企业的快速反映能力和运作效率均得到大幅提高。

房地产

    房地产业往往地域跨度大，沟通难度大，像重庆市金科实业集团有限公司这样一家以房地产开发为主业，并涉及与其主业相关的五星级酒店、基建、物管等领域的大型企业集团，沟通不畅，直接影响楼市上市速度。为解决这一难题，2007年初集团全面部署了科达视频会议系统，将其分散在各地的分支机构整合到一个完善的沟通平台上。系统投入使用后，金科集团的沟通效率明显提高，运营成本大幅降低。

物流

    物流行业最重视的就是信息迅速准确传达，物流公司分站多，管理极为不便。为了提高沟通效率、降低运营成本、提升企业综合竞争力，2008年6月中旬，中国货运邮政航空有限责任公司部署了视频会议系统。通过视讯平台，邮航实现了南京总部与四个分公司、全国27个省304个城市营业部之间的即时远程沟通，将日常例会、业务培训、政策传达、应急指挥、年度总结等统一整合到该视讯平台，从而提高了邮航的整体运作效率和快速反应能力。

食品

    食品具有保质期短，市场分布范围广的特点，只有迅速把握市场动向，及时改变市场策略，才能保障在短时间内让食品销往各地。大连獐子岛渔业集团现有育苗厂6座，水产品加工厂4座，总部营销中心1个，并在重点市场区域设有办事处，营销网络遍布全球。面对如此庞大的行销机构，如何与众多的分支机构之间架起高效沟通的平台是獐子岛渔业一直关注的重点。

    2008年元月，科达（KEDACOM）携TrueSens（致胜）企业视频会议系统登陆獐子岛，为其实现了大连总部与各分之机构之间的远程会议与远程培训，彻底改变了E-mail、电话、出差等传统沟通方式，提高了沟通效率，减少了大量差旅费用。

服装

    品牌服装往往拥有多家生产工厂以及数以百计的营业店面，管理起来难度系数相当大。传统的电话沟通没法准确的传达信息，出差不仅耗时耗力，还无法全面照顾到所有店面。中国男装品牌KBOXING——劲霸，在全国拥有20多家分公司，数千家营业部、直营店。为了更加高效、低成本的管理如此庞大的行销体系，劲霸集团选择了科达TrueSens视频会议系统，通过构建远程视讯交流平台，帮助总部及全国各分公司第一时间实现“面对面”沟通，不仅缩短了时间、节约了差旅费用，而且还让全局销售策略和阶段促销方案的制订与决策变动更加快速、高效。

    除了日常的交流会议和远程沟通，该视讯系统还频繁用于员工远程培训，各分公司、直营店在其本地就能参加总部的培训，再也不需劳师动众集中到一起，从而以更少的费用和更好的效果保证了集团庞大培训任务的及时落地。