视频会议开始登堂入室 怎一个“省”字了得

    当你“飞越”了千山万水到达另一个城市或国度，只为开一个半小时的会议时，你是否会心有不甘?当你睁开惺忪的睡眼，还没卸下旅途的劳顿即要“爬”到会议室，面对老板严肃的面孔时，你是否会忍不住唉声叹气;而另一方面，繁复的会议筹备已经让人焦头烂额，油价的上涨又加重了公司差旅费的负担，老板的脸上又怎会不阴云密布……这样的情形听起来便已经让人疲惫不堪了。

    但是，最近几年，这样的奔波劳碌正在被视频会议慢慢取代。“现在不用总跑去外地出差，好像在MSN上视频聊天一样轻轻松松地开会，也为单位减少了许多差旅支出”，齐嘉感慨说，“取代远程商务交流的视频会议让公司的员工无论身处何地都能面对面交流。”

    将“省”字贯彻到底

    齐嘉来到铁路系统工作已经八年了。“铁路系统的文件下达得很及时也很细致，在我刚毕业的那几年，经常被派去外地学习铁路知识，以及与全国各个铁路系统分支一起讨论工作心得。会议多的时候，办公室里的一半人都去外地听报告。可想而知，办公室的工作就让所剩无几的同事们手忙脚乱了。”如此多的差旅开销和不合理的雇员分配，恐怕再大的企业也会挠头，工作人员不得不花费大量的时间用于出差路途上和会务准备上，既增加成本开支，又影响效率。2006年起，齐嘉的单位用视频会议取代了远程差旅：“最大的一个优势是它提高了我们的决策进度。”说到这里，齐嘉回忆起了一段小插曲：“一次，我和远在无锡的同事在设计图纸的问题上出现了分歧，一时难以解决，后来我们打开视频会议系统，看着彼此的设计图才准确地了解到对方的想法，最终我们达成了共识。我想，如果这次是通过电话来交流，恐怕得大费口舌。而如果用邮件发送图纸，那么看图和讨论这两件事也不能达到同步。”

    减少了时间和开支上的无谓消耗，会议变得更加省时省力，而一些公司更是将视频会议系统推而广之，别出心裁地推出了“视频招聘”。Canny是一家香港公司人力资源的管理者，几年前她经常往返于各大城市的各大高校主持面试，“本想到那个城市玩一玩，但每天接待那么多的应聘者后，也没有那个闲情雅致了。”她抱怨起四年前的生活。随着公司规模的逐渐壮大，在全国各地都建立起了分部，人才招聘这一部分也被纳入了壮大的行列。只不过，这次不用Canny再当“苦力”，只要通过视频会议系统就可以完成“视频招聘”。“从前，看了应聘者的简历，恐怕要等一周时间才能把人才们等来。而有了视频会议系统，求职者可以在当地的分支机构连线总部，直接‘面对面’交流，节约了双方的时间，并为公司招来更多人才。”

    视频会议角色多

    由此不难看出，视频会议的主要特点在于使在两个或多个地点的用户进行各会场间实时传送声音、图像。参加视频会议的人，可以通过电视发表意见，并观察对方的形象、动作、表情等。同时还可以附加静止图像、文件、数据等信号的传送，使在不同地点参加会议的人感到如同在一个会议室进行面对面开会，于是，在节省人力、物力、财力的同时实现了便捷和新颖。这使得视频会议系统在不同的领域中扮演着越来越重要的角色。例如在医疗业，通过视频会议可以进行远程会诊、远程医疗培训等;而把视频会议系统应用于教育领域，方便了开展远程教育、在线培训等。

    据调查显示，我国在政府、金融、能源、通信、交通、医疗、教育等重点行业机构中，使用视频会议的用户比例达到了66.3%，中国视频会议系统市场也在近两年步入稳步快速发展阶段。更有预测，未来3年内，视频会议系统将以年平均增长率26.1%的速度增长。据北京视高科技销售负责人宋振介绍，由于目前视频会议系统造价不菲，初期投入预算往往高达数十万甚至上百万元，而会议服务器的线路租用费，更是一个无底洞，所以许多单位，特别是中小企业用户只能是望而却步。相比之下租用平台优势很明显，用户只要利用现有的计算机和网络，根据使用需求，支付较少的租用费用，添加摄像头和耳麦就可以进行远程交流，于是，许多中小企业也成了使用视频会议的主力军。

    视频会议室里有学问

    当然，要想效果好，还需要精心打造的视频会议室。看似只需要尖端技术支持的视频会议，其实，在会议室的设计上也很有讲究。室内设计师姚可曾经为多家大型公司做过视频会议室的装潢及灯光设计，据他介绍，“视频会议室不同于普通会议室，它既是开会的场所，同时又是放置视频会议系统设备的场所，会议室内使用的摄影装置、会场的灯光以及色彩背景等对视频图像的质量影响非常大。为了提供给参加会议人员舒适的参会环境，背景墙的颜色通常选择米色或灰色，而墙壁、地板、天花板等均应与背景墙的颜色相匹配，通常采用浅蓝色、浅灰色等。每面墙都不适宜用复杂的图案或挂复杂的画幅，以免摄像机移动或变焦时图像产生模糊现象。最好将窗户密封或者安装茶色玻璃，也可以挂厚布窗帘以防止阳光直射设备。会议桌布置采用排式比较好，同时，为减少面部阴影，会议桌建议采用浅色桌面。更为重要的是，室内设计要逼真地反映会场的人和物，使与会者有一种临场感，以便达到视觉与语言交换的良好效果。”

    而灯光方面，视频会议室的标准更是细致入微，“灯光照度是视频会议室的一个基本的必要条件，由于电视会议召开时间具有随机性，室内要应用人工冷光源，避免自然光。为了使光源对人眼视觉没有不良影响，因此要选择三基色灯。灯光的方向比灯光的强度更为重要，为灯光安装漫射透镜，可以使光照充分漫射，使与会者脸上有均匀光照。从安装位置上来讲，三基色灯一般安装在会议室天花板上，要在天花板上安装L型框架，灯管安装在L型框架拐角处，依靠天花板对灯光的反射、散射照亮整间会议室。”