小会议有大文章 谈谈会议场地的布置

会场布置的类型

     现代人可以为了减肥不吃饭，也可以为了加班不回家，但不开会那是万万不行，在处处讲究沟通的现代社会，会议是一种太重要的沟通方式，身处社会中的任何一人都会或多或少地参加会议。传统的会议并没有过多的讲究，把问题摆在桌面上，大家一谈了事，对于沟通效果、解决问题的效率则未有考虑。现代会议有了质的飞跃，不光加入了诸多起辅助作用的电子设备，更是对会场的布置进行了诸多科学的研究，本篇文章就和大家一起来探讨会场布置的问题。

    会议场地的布置，需要考虑以下三个方面：会议设施的安装；会议空间的布置；会议影音设备的安装。

    会场的选择需要从多方面来进行考虑，首先要考虑会场所在的地方是否能够方便与会者到达，如果会议要持续几天时间，还需要考虑在会场附近是否有合适的酒店可以提供住宿；会场各种设施的规模是否能和与会人数相匹配也是需要考虑的问题，为了保证良好的会议效果，会场规模不能过大也不能过小；部分会议对保密性有较高要求，这时就需要对会场周围做出周全的考察，了解隔壁会有怎样的团体与会，甚至可能需要对会场地址做出保密要求；不同主题的会议对会议的视听设备会有不同要求，这就需要根据具体要求来考察会场，看会场是否能够提供大屏幕投影、实时卫星信号、是否有万维网或者局域网、会场能否提供最新的投影设备或是需要找专业的租赁公司租赁，诸如此类关于视听设备的问题都需要周全地考虑到；最后还需要考虑会场可以配备哪些专业人员，以便协同会场各设备的调试、故障的解决，这些对于会议成功举行都有举足轻重的作用。

    会场的大小有多种，至于形状，则是略微方形的最为理想，最佳长宽比例是6：5（例如长36米宽30米的会议室）。会场座位的摆放也有技巧，多为从演讲者往外成放射状的直线排列，位置之间的间隔要合理，不能过窄或过宽，过窄的距离不方便落座与进出，过宽的距离则会给与会者带来距离感，缺乏应有的融洽气氛。从横向来说，最好能以内凹圆弧或是V字型对屏幕和演讲者形成包围状，如此形状的摆放，对于演讲者以及与会者都会有更佳的参与感受。

    不同形式的会场布置，可以获得不同的会议气氛。下面我们将对会场的布置分成四种类型来分别介绍，在这之前先看看下面这个表格，有个大致的印象：

会场布置的四种类型介绍

    小贴士：与会人员大都喜欢坐在后排，往往导致前排位置空空荡荡，这对于会场气氛会有不佳影响，为了克服这个问题，建议根据与会人数，将会空出的后排座位用阻隔带封住，以保证前排座位能够坐满，有个良好的会议气氛。

剧院型

    如果需要在一个固定的会场摆下最多的位置，那么成排成列的剧院型会场是最佳选择。通常采用剧院型会场的会议将以主持者演讲为主，这需要向与会者提供演讲稿以及笔记本，以方便记录，也提醒与会者以聆听为主，无需互动或是与其他与会者交流。剧院型会场并不适合以交流或是互动为主的会议，主持者带来的强大压力以及座位的摆放，都将会成为交流和互动的阻碍。

剧院型

    为了让与会者更为舒适地度过会议时间，需要尽量选择能够提供符合人体工程学座椅的会场。如果条件有限，那么至少也要避免座椅靠得太紧，也可以将座位的摆放做适当调整，让座椅与墙面成V字型，以提供给与会者更好的视线。

教室型

    教室型的会场布置，需要在每一位与会者的座位前增加一个小台板，以方便书写和小组交流，这种类型的会场布置只适用于普通规模的会议。如果与会人数很多，又需要将会场布置成教室型，那就只有将会议分到两处或是多处进行了。

教室型

    如图所示，将教室型会场的座椅摆放成V字型，将会使会场更具包容感以及参与性。有了座位前的小台板，前后排之间很容易就可以组成小组进行讨论。

    小贴士：几乎所有的与会者都会反感会议室大门开合的声音，但如果不采取对策，在会议期间难免有人进进出出，门的声音也就难以避免，那么有什么办法可以解决这个问题呢？下面我们就给出一些比较实用的建议：使用带有弹簧夹的门闩；如果门本身就有强力弹簧夹，并在开合的时候会因为弹力过大而发出“BANG”的一声，那么就需要在门与门框的夹角处贴上橡胶、海绵、布料等可以起到缓冲作用的物件；另外，在门上用适当的方式提醒进出者轻拉轻合，也是避免惊扰会场的好办法。

圆桌型

　  如果会议内容以小组讨论为主，那么圆桌型会场将是最佳选择。每个圆桌的最佳人数是5-7人，如果人数再多的话，比较害羞的与会者将会在讨论的时候，不自觉地被排挤在外，无法参与。如果会议在小组讨论的同时，还要兼顾聆听会议主持者的演讲，那么与会者就只能在面朝主持者的那一半落座。

圆桌型

　  桌椅位置的摆放，会议投影的位置，以及主持者站立的位置需要经过认真考虑，首先要保证与会者能够同时地看到主持人和投影影像，而不需要顾此失彼地左顾右盼。如果采用正投，主持人将无法避免会在投影屏幕上留下影子，那么此时就可以考虑使用背投来解决这个问题。其次，当主持人需要确认内容是否已经投影到屏幕上时，绝对不能完全背转过去，而是应该侧头快速浏览一下，进行确认即可。

会议型

　　会议型会场，一般采用U型和矩形的会议桌，此类会场将能提供最佳的团队合作氛围。会议型会场布置，建议不要采用大型投影，而是在每位与会者桌前提供一台小型的显示设备。会议型会场能够最大限度地弱化主持者的权威感，让与会者更为平等和积极地参与到讨论之中。

会议型

    与会人数与屏幕大小以及房间长度的关系

    下表是一个基本通用的表格，在选择会议场地的时候，您可以基本依据下表来进行选择：

与会人数与屏幕大小以及房间长度的关系

会议室人数与场地

    10人以下会议：

　　10人以下的会议在普通的会议室即可进行，一个37英寸的显示设备也已经足够。如果是三人与会，那么21英寸的显示设备就够用了，然后与会者每增加一人，显示设备的大小就需要增加2英寸，当然，市面上并不会有如此多的尺寸可供选择，那么这时候就需要根据实际情况来进行选择，尽量挑与所需尺寸所接近的显示设备，但尺寸只可大，不可小。当然，还需要结合与会者与显示设备之间的距离来综合考虑，如果相隔距离太远，那么则需要根据实际情况，对我们所给的建议进行调整。

　　10-20人参加的会议：

　　普通的会议室可能就不再适合这个规模的会议了，更大的会场将有必要，会场位置可以考虑布置成教室型或是剧院型。大屏幕的尺寸计算也基本与上述一致，起初的3到5人算为21英寸，然后每增加一位与会者，屏幕尺寸增加两英寸，以此累加。

　　如果会场的桌子是U型，那么采用一个大屏幕将不会是好的选择，因为两侧的与会者将不得不侧身面对屏幕，会很尴尬，建议在几个位置放置大小合适的多个显示设备，通过分频器连接到同一视频源上，显示同一内容，这样一来，与会者将轻松看到屏幕，可避免侧身。

　　20人以上参加的会议：

　　20人以上参加的会议将需要在音乐厅、剧院或是宾馆宴会厅这类场合来举行，所使用屏幕的大小也不再可能通过简单的公式计算出来，将需要根据实际情况进行调试。如果与会者人数太多，可以考虑采用多个屏幕，将与会者根据屏幕数均分。如果人数多达几千人，将会需要在后面也安装上屏幕，让后排与会者朝相反的方向落座，尽可能让与会者以最舒服的方式参与会议。