多媒体会议和协同办公将成主流通信手段

    在不久以前，对于员工和远程工作人员来说，能用电子邮件进行通信是企业的一大优势。而现如今，电子邮件几乎像取暖和照明设备一样普遍，大多数的员工，尤其是脑力劳动者把电子邮件视为他们工作环境中一个不可缺少的部分。一些人可能认为，在很久以前电话就已成为了办公室主流设备，但在某方面来讲，它仍与电子邮件一样占有同样重要的地位。

    如今，正如电子邮件的发展和变化一样，集会议、协同办公和企业级通信为一体的多媒体解决方案也在经历着同样的转变。在20世纪末21世纪初，多媒体工具被产品经理、销售主管、医院管理者、药学研究员，政府、官员、军事管理者以及培训师用于进行远程工作时与同事沟通的特殊工具，且不会有行程问题的困扰。现在，这些应用进入到了桌面运用阶段：使用简单、成本低廉、方便迅捷、功能强大。随着多媒体会议解决方案使用障碍的逐渐减少以及整个商业环境强大的推动作用的影响，多媒体会议将成为主流通信手段。仅仅在去年一年中，Alcatel、Avaya、Cisco、IBM、Microsoft、Nortel、Oracle和Siemens等公司都先后宣布为企业桌面系统增添新的解决方案。

    无论你就职于任何行业，你的成功在很大程度上取决于你所做出决策的成败，以及员工实施这个决策的能力和方法。然而，通信质量问题直接决定着决策的制定与实施。在大多数的商业案例中，往往是变化总比计划快，只有更好地沟通才能带来更好的决定，在实施这些决定时，也能产生更好的结果。多媒体会议和协同办公作为下一代的通信工具将大大提高企业的沟通效率，弥补电话和电子邮件不够完善的地方。

    多媒体会议和协同办公将会帮助你的公司对一些客户需求做出快速回应，解决售后服务等问题，并对面临的市场机遇做出反应，为激烈的市场竞争做好充分准备。无论你是否赞成多媒体会议将会为您的企业降低成本，提高生产力，多媒体会议解决方案都会像电话和电子邮件那样成为贵公司在全球经济环境中进行竞争必不可少的一个工具。因此，我们面临的问题不是应不应该向多媒体会议投资，而是哪种类型的多媒体会议方案对您的公司最有用，也就是说，如何以最高效的方式来开展多媒体会议。

一、多媒体协同办公的优势

    如果用一句话来概括多媒体会议的优势，毋庸置疑，可以用“多媒体会议大大提高了生产效率”来表示。新型的商业沟通工具以两种不同，却有着互相内在联系的方法提高了生产力。

    多媒体会议解决方案的第一个是优势是，许多协同办公解决方案能够减少交通成本，从而为企业创造多方面利益。除了航空费、乘车费、住宿费这些花费明显降低外，多媒体会议还能为企业节省更多的宝贵时间。当公司领导意识到要耗费一天半的行程去参加一个仅仅半小时的会议所需要的成本时，他们将会对目前的音视频网络会议为他们节约的成本叹为观止！

    多媒体会议解决方案的第二个优势就是其更快捷、更高效的沟通和问题解决能力。这些电子会议工具可以使身在异处的团队工作人员更加容易相互合作，共同解决问题，保持进程同步，最终促使新产品在短期内进行市场循环。因为在当今竞争日益激烈的市场中，产品快捷地进入市场是占领市场的一个重要因素。具备用户在线信息的即时通信系统使员工能够更准确地与合作伙伴沟通，使员工在不浪费更多的电子邮件沟通的情况下，就能及时解决用户遇到的问题，大大降低了员工工作的难度，提高了客户的满意度。

    网络工具使人力资源经理、产品经理、市场总监以及其他管理者能够随时保持沟通，发布新品或者进行视频培训，同时也能按照自己的意愿选择会议或培训的时间和地点。显而易见，在多媒体会议为我们带来的众多益处中，除了尚可估计的差旅费外，其他一些好处也无法估量。从前企业主要依靠手工劳动，那时的生产效率很容易评估，然而进入知识时代后，评价生产力高低就不是那么容易的事情了。实际上，企业的产出总要是由劳动质量的高低来衡量，而不是劳动的多少来评价。更快捷、更明智的决策，更好的客户服务，更低廉高效的内部培训，更快的信息传递速度，更强的团队组建能力，更好的合作伙伴关系、客户关系都是帮助企业保持良好的竞争优势的必需因素。电子化会议工具使人们能够无需亲临，但又能保持密切高效的沟通，更好地平衡工作与生活之间的关系。在不久的将来，我们希望多媒体会议工具能成为挖掘客户、维护客户关系的重要工具，并大规模进入市场应用。

以下这些案例将讲述多媒体会议和协同办公在企业中的实际运用。

◆ 一家总部位于芝加哥的公司打算雇请一位西部地区经理。此时，该公司就可以通过视讯工具行初步筛选，而不需要让求职者飞越千山万水赶过来。通过视频面试，市场部、销售部以及技术部的领导都能够选择自己方便的时间对应聘人员进行面试，然后通过初试的人员再飞到芝加哥进行面对面的面试。这种面试方式的好处主要有：（1）能够初试更多人员；（2）无需进行更多的安排就能获取更多管理人员的意见和信息；（3）应聘人员可以节省更多的费用。

◆ 某公司位于东部的市场部和位于西部的技术部每周都要开例会，使每个员工对公司目前面临的问题、新进程和最近的竞争优势变化有着清晰的了解。然而，有的员工经常在家里工作，有些员工经常都在外出差，为了满足各个部门不同的需求，就可以通过网络会议、手机、电脑甚至PDA来召开会议，并且可以随时安排会议，进行演讲和语音讨论，而不必让大家都使用某种特定设备。部门成员之间有了及时频繁的沟通，各部门进行的项目就更容易达到预期的目标，并且在头五周内就赢得了新产品的第一个客户订单。

◆ 一家律师事务所接到了一个案子，该公司通过可视电话把身在远方的证人的证词录制下来，以备开庭使用。同样，在开始之前，也使用视讯工具取证或进行相关事务。在整个案子进程中，少用了一个专家三个工作日的时间，同时也节省了差旅费。

◆ 在某家公司召开的区域经理大会上，公司CIO要就最近财务状况和短期项目问题进行一个小时的演讲，CIO不必飞到芝加哥，就可以通过同步网络会议对所有报表数据进行预览。节约的成本=差旅费+一个工作日=3000美元。

◆ 某公司以主要产品刚上市的时候，市场部通常都得派出80名销售人员进行两天市场培训；使用了具有视讯功能的网络会议以后，市场部只需花90分钟的时间就能进行三天的新产品培训。大概节约了7500美元，也就是90%的费用，而且销售人员也不必离开自己的工作岗位。

二、CEO 如何推动多媒体会议的运用

    我们的经验表明，在多媒体会议和协同办公成功开展的背后，有两个至关重要的因素。这两个因素使企业广泛推广多媒体会议和协同办公工具，鼓励用户更加频繁使用这些工具，从而保证企业从对这些工具的投资中获取最大利润。

    CEO或任何高层管理者要做的第一步就是任命一个产品主管，负责多媒体会议和协同办公解决方案的调查和投资问题，该主管应与公司的各个部门不同级别的领导沟通，明白公司的真正需要。然后，该主管再与IT部门或者网络管理部门进行合作，分析在企业局域网内部署这些新解决方案的应用状况。最后，该主管还需要对可利用的产品和服务进行全面掌握，把相关人员聚集在一起，共同讨论如何满足企业不同部门的不同需求。

    对于一个网络化的企业来说，领导具有了极其重要的作用。因此，高层领导的支持在推动多媒体会议和协同办公的应用中，起着关键的作用。CEO或者其他高层主管推动公司内多媒体通信应用的主要方式应是身体力行，在整个企业中起带头作用，自己率先使用多媒体通信技术，让其他经理认识到自己在提倡这些前沿的解决方案的应用，以减少公司运营成本，并提高生产力。CEO的目的之一就是在企业内推广多媒体会议和协同办公解决方案，普及这些工具的使用。

三、多媒体通信如何进入企业应用

    首先，企业应任命一个多媒体会议/协同办公主管，这个主管在公司的地位应该高于一般的经理，并有权利指挥较有威望的部门经理和高级主管。

◆ 让主管组建一个委员会，并申请企业投资，同时调查目前可利用的产品和服务。这个委员会应该对会议室和桌面系统的视频、网络、音频和及时通信系统进行仔细考察，并征求员工的意见，看他们更适合何种解决方案，那些功能和特性对他们来说更为有用。如果公司的地理位置比较分散，更应该考虑大范围的网络开展。

◆ 不要因为网络管理员的反对而停止多媒体会议和协同办公的开展。最初，网络管理员会认为多媒体会议具有高度风险性，会给自己的工作带来的麻烦，没有任何好处。但是，对于多媒体会议和协同办公的长期成功应用来讲，IT管理部门的参与是一个关键的因素，因此要让IT部门明白高层领导也非常赞同这些方案的应用，协同办公也是企业系统中不可缺少的一部分。

◆ 弄清公司从系统集成商、咨询机构、服务提供商、托管服务提供商和设备提供商处能分别满足什么需要，何时做测试，在将来能够获取哪些其他服务，并对不同设备和综合性解决方案的演示胸有成竹。

◆ 最后，在广泛运用这些解决方案前，制定一个项目计划，尽可能解决将会遇到的问题。

四、结束语

    成功的经理人士都必须为全球化的市场和竞争做好充分准备，为员工创造更好的环境，在这种环境中更加高效地应对突如其来的市场变化。多媒体会议和协同办公应用将是创造这种环境的重要工具，提供了方便快捷的信息获取方式，把决策制定过程一体化，是企业提高生产力的钥匙。

    多媒体通信使企业克服了时间和空间障碍问题，虚拟团队使“地理”概念化为悟性，而这些新的通信工具却开创了高效的电子化办公模式。多媒体会议和协同办公应用不仅仅取代了劳碌的差旅，还为企业提供了更好的通信和工作模式，不仅为脑力劳动者提供了信息交换方式，还提高了工作互动性。企业CEO应该在企业中起到带头作用，在平衡工作和生活情趣的同时，为公司创造更高价值的生产方式，提高员工情绪并与客户进行良好的沟通。