新的采购方式探索--"公开招标、分批供货"

    二OO三年，上海市政府采购中心对台式计算机、打印机、复印机、一体机、投影机、扫描仪、传真机试行了新的采购方式--"公开招标、分批供货"，取得了一定的效果。作为一种探索，必有许多不尽完善之处，现将其总结一下，供大家参考。下面，以台式计算机为例，进行介绍。

    上海市政府采购中心对台式计算机采购方式经历了集中规格、公开招标和有限集中结合分散采购以及公开招标、分批供货几个阶段：

一、集中规格、公开招标

    从一九九九年七月开始，采取统一三个规格，将预算单位的需求归并在这三个规格中，然后进行公开招标，首次公开招标539台，上海NEC 计算机有限公司中标。该方法的优点是量大、规格少，对供应商吸引力大；采取公开招标方式，由于品牌事先不能确定，故竞争最充分。缺点是因品牌事先不能确定，规格少，不能充分满足有些预算单位的需求；特别是经过几年的集中规格、公开招标，预算单位的台式计算机品牌较多，管理上比较麻烦，并且经过几年的具体使用，预算单位对各品牌的质量、性价比和售后服务有了比较全面和客观的了解和评价，对品牌也有了偏好。另外，因为要归并规格、数量，进行公开招标，采购周期相对较长，不能满足有些预算单位要货较急的需求。

二、有限集中结合分散采购

    根据领导"以人为本、加强服务"的指示，分析了集中规格、公开招标的优缺点，为了满足预算单位的需求，采取了有限集中结合分散采购的方式，对达到招标限额的实行公开招标采购，对未达到招标限额的实行询价采购，该方法的特点是根据招标限额划分采购方式。其中实行询价采购的优点是能满足有些预算单位品牌选择、要货较急、量少和规格多的需求。缺点是对供应商吸引力减小，竞争不够充分。有的供应商把主要精力放在争取预算单位选择自己的品牌上，"投其所好"，反而在质量、规格的归并、特价的争取和售后服务方面花的精力偏少；造成预算单位所选机型、规格和配置五花八门，反复调整以用完预算。采购中心具体负责台式计算机采购的同志，为确定一个预算单位的需求，往往要与该预算单位反复沟通几次，工作量大、效率低并加大了差错。供应商也因规格不统一，不能大批量生产，交货不够及时,也不利于今后的售后服务。有的预算单位对市场和产品不够了解，提出需求前要进行许多市场调研工作，往往事倍功半，希望采购中心有指导性、建议性的规格意见，以方便预算单位提出需求。

三、公开招标、分批供货

    二OO三年，《政府采购法》正式实施。年初，我们分析了有限集中结合分散采购的优缺点，如果再按照上述采购方式，大量的台式计算机采取分批询价采购不够规范，而且工作量大、效率低和差错多。而采取集中规格、公开招标采购方式，也有其不足，特别是采购周期相对较长（从归并规格、数量，进行公开招标，评标和公示结果，一般要一个月以上），不能满足有些预算单位要货较急的需求。因此，有必要探索一种新的采购方式，以适应新形势，做到既规范又能提高采购效率和减少差错，将采购人员从烦琐、机械的低层次重复劳动中解放出来，以便腾出时间和精力做好其他工作。

    为此，我们分析了定点采购和协议供货两种采购方式的优缺点。

定点采购方式的优点是工作量少、交货快和预算单位可选择范围大；缺点是竞争不够充分，供应商对刷新价格和售后服务有"惰性"。因此比较适合价格空间小、预算单位和定点供应商诚信度好、采购量小、批次多、规格多的通用货物，但要增加必要的技术措施以便核对财政预算并且要加强对预算单位和供应商的监管。

    中央单位的协议供货采购方式的优点是工作量较少、交货较快和预算单位可选择范围较大；缺点是虽然采取公开招标方式，但因为地域宽广，为了适应各地预算单位的不同需求，往往主要投标供应商大多中标，故竞争不够充分，各地预算单位实际采购时还要再谈判价格。供应商对刷新价格有"惰性"，留有余地，以便谈判价格。因此比较适合中央单位的通用货物。

    借鉴了中央单位的协议供货采购方式，我们提出试行一种新的采购方式--"公开招标、分批供货"，得到了领导的支持。还是以台式计算机为例，我们根据财政预算、市场分布等因素划分了十个规格，进行公开招标，每一规格有六家投标供应商中标，供货期为三个月。并且，每个规格分1-49台和50-100台二个数量档次（当单次采购数量达101台以上的，另行组织采购）。一般情况下，投标供应商根据批量情况，对后一数量档次的投标价格会略低于前一数量档次的价格。这样，将集中批量采购的优势明明白白地体现出来，可以鼓励和引导预算单位集中批量采购,改变了以往预算单位填写需求表时大多希望立即交货的情况，预算单位提早填写需求表，希望打包集中批量采购以享受批量优惠的情况有所增加，对采购中心的下单和供应商的供货计划性更强，提高了效率并减少了差错。

    通过一年多的试行和磨合，各方面对"公开招标、分批供货"的方法从疑惑、怀疑和反对逐渐转变为普遍赞同：

    1. 预算单位能在一定范围内进行选择，既有原则性又有灵活性，选型的效率大大提高，避免了与采购中心反复核对型号规格的情况；交货的及时性比以前提高；如果提早填写需求表，还可享受批量优惠。

    2. 供应商减少了投标次数；减少了非标配置，加快了生产并方便了今后的维护和保修；有些供应商还根据采购中心的要求，对主流规格产品备有一定的现货，以便能及时满足少量急需要求。

    3. 采购中心比较好地解决了规范与服务的矛盾，做到既规范又能及时满足预算单位希望早日交货的要求，特别是遇到紧急采购情况，如2003年上海受轨道交通4号线工地突发险情影响，部分市财税分局办公地点临时调整，需要紧急采购时，采购中心根据供应商主流规格产品备有的现货，合理调配资源，既保证了及时交货又确保交货的为主流规格产品，方便了今后的维护和保修；提高了效率、减少了差错。

    4. 区县采购中心：有些供应商从当初不理解、反对转变为主动推广，自发地向区县采购中心推广市采购中心试行的"公开招标、分批供货"采购方式。部分区县采购中心表现出较大的兴趣，本着自愿加入的原则，只要供应商愿意按招标结果履约，区县采购中心愿意按招标结果执行，可以共享招标结果。2003年共有2家区县采购中心自愿加入，2004年共有6家区县采购中心自愿加入，减少了区县采购中心和供应商的招标、投标工作量，减少了采购成本，扩大了规模采购效应，形成了市级和区县采购中心的联动。

    通过2003年对"公开招标、分批供货"的试行，我们总结出一些体会：

    1. 探索一种新的采购方式，需要一定的准备、积累和借鉴，博采众长，可以少走弯路，提高成功的概率。

    2. 当一种新的采购方式刚出现时，必然会有不理解、反对。如果我们能事先充分调研，必要时进行适当调整，"再坚持一下"，随着时间的推移，这种新的采购方式的优点将逐渐显现，当各方都体会到其优点时，态度会转变，"合力"会产生，形成"多赢"局面。

    3. 一种新的采购方式有优点必然有缺点，或者说有适用范围，"公开招标、分批供货" 这一采购方式也不例外：该方式较适用于价格波动较大、品种规格较多、政府采购需求较多的办公设备，如台式计算机、复印机、打印机和投影机等。而对于一体机、传真机和扫描仪等设备，由于价格波动不大、品种规格不多、政府采购需求不多，供应商投标积极性不高，招标效果不明显，相对于招标、投标和评标的工作量，采购成本过高，不太适用。因此，2004年我们将一体机、传真机和扫描仪退出"公开招标、分批供货"这一采购方式，采用询价采购方式，台式计算机、打印机、复印机、投影机继续采用"公开招标、分批供货"这一采购方式。

    4. 招标间隔时间的确定：招标间隔时间确定是"公开招标、分批供货"这一采购方式的难点之一，过长，价格和规格的优势将越来越小；过短则采购成本过高。我们目前采取台式计算机按时间招标：每年第二、三、四季度前招标一次（次年的第一季度沿用去年第四季度招标结果）；打印机、复印机、投影机按数量招标，到达一定的数量后再次招标来解决这一问题。

    5. 招标规格的确定：招标规格的确定是"公开招标、分批供货"这一采购方式的难点之二，规格过多，不能体现招标效果；过少则不能满足预算单位需求。就此我们根据财政预算、市场分布等因素，利用平时的积累，划分了规格，并注意听取各方面意见，及时调整，较好地解决了这一问题。